Depuis le 4 janvier 1999, la commune s'est dotée d'un programme de
gestion informatique de traitement des demandes d'approvisionnement.
Ainsi, plus aucun document physique de bon de commande ne circule à
l'intérieur de l'administration. Tout est numérisé, jusqu'aux
signatures des délégués du collège !
De même, lorsque le fournisseur expédie sa facture, celle-ci est
directement scannée, pour transiter chez les responsables, afin qu'ils
y apposent leur accord.
Buts poursuivis par l'expérience développée à Seneffe
- Réduire la durée du cycle administratif;
- Sécuriser le cycle des achats depuis la demande d'approvisionnement
jusqu'au paiement du fournisseur;
- Établir des procédures spécifiques et adaptées à chaque service de
l'administration ;
- Supprimer les inconvénients liés à l'éloignement géographique des
services;
- Assurer une visibilité du traitement des demandes;
- Définir le rôle de chacun et leurs tâches.
Fonctionnement du système
- Établissement du bon de commande
- Procédure automatisée d'approbation des demandes
d'approvisionnement, tenant compte des spécificités de chaque
service
- Écran d'encodage commun
- Menus déroulants :
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- Fichier des fournisseurs
- Fichier d'adresses de livraisons
- Fichier des articles budgétaires
- Signatures électroniques
- Support à la N.C.C.
- Possibilité d'ajouts de commentaires et d'envoi d'e-mail
- Établissement du bon de commande
Au choix du service :
- Par courrier postal
- Via un serveur de fax informatique
- Par e-mail
- Livraison de la marchandise
- Réception de la facture et traitement de la facture au service
des finances
- La facture est digitalisée et attachée au bon de commande
informatique
- Imputation comptable
- Approbation de la facture
- Transfert automatique de la facture, accompagnée du bon de
commande, au service demandeur
- Approbation/refus du gestionnaire par simple « clic »
- Retour automatique au service des finances
- Mandatement et paiement
Grâce à notre procédure informatique, ce schéma est réalisé à
l'administration communale de Seneffe en moins d'une semaine!
Vous souhaitez nous rencontrer pour en savoir plus...
Nous pouvons vous organiser une visite sur site.
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